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重庆ISO20000认证,记录控制程序

2019-09-22 05:59:01 145次浏览

价 格:面议

记录控制程序1 目的

加强记录和文件管理,为软硬件开发、数据处理、产品生产和服务等活动,以及评定管理体系的适宜性、符合性及有效性等方面提供证据。

2 适用范围

适用于与软硬件产品开发、产品生产和服务管理活动有关记录和文件的管理。

定义:

1、未填写信息的表格称作记录表格。

2、已填写信息的表格称作记录文件,责任部门应对记录文件妥善存档保管,不能随意涂改,确保工作过程的可追溯性。

3 职责

3.1 公司责任部门负责相关记录表格的设计、发放及记录文件的归档管理。

3.2 XXXX部负责参与记录表格的评审,负责对记录表格进行统一编号并归档管理。

3.3 管理者代表负责公司服务管理体系认证所需的记录表格审批。

4 工作程序

4.1 记录表格的管理

4.1.1 设计:责任部门负责按管理体系文件要求及工作实际设计所需记录表格。

4.1.2 评审:XXXX部负责组织评审责任部门提交的记录表格,确认后统一编号。

4.1.3 批准:责任部门负责提交管理者代表签批后,通知使用部门正式启用。

4.1.4 发布:XXXX部文件管理员负责向使用部门发放审批后的记录表格电子版和更新的《记录清单》。

4.1.5 印制:责任部门负责将需印制的记录表格,提请XX部部长批准后,由XX部负责印制。用量较小的记录表格由使用部门自行打印。

4.1.6 发放:责任部门负责记录表格的发放及登记管理。

4.2 记录表格的编号

公司IT服务记录模版编号统一规定为:ITSR-ZD-ZDNUM-XX,其中:

“ZD”代表IT服务记录涉及的程序文件或支持性文件代码CX、ZC;

“ZDNUM”代表IT服务记录涉及的程序文件或支持性文件顺序号;

“ITSR”代表IT服务记录(Information SecurityRecords);

“XX”代表记录序号,顺序号从01开始

模版的文件名规则:ITSR-ZD-ZDNUM-XX-文档名称

填写内容的记录文件名规则:

项目文档规则: XX- ITSMS-XXXX(4位年份)-XX(项目序号)-[2两位年份+2位月份/2两位年份+3位顺序号](可选)-文档名称

例如:XX-ITSMS-2015-01-15001-变更计划

XX-ITSMS-2015-01-15001-问题记录表

XX-ITSMS-2015-01-1510-事件报告

非项目文档直接使用文档名称。

4.3 记录文件的填写

4.3.1 填写要求:记录文件的填写应及时,填写人对其填写的内容负全责。

4.3.2 内容要求:记录文件的内容应真实、完整、准确,字迹清晰,表面清洁,不得随意涂改,应能真实地反映出公司管理体系运行活动的质量状况,且可以追溯。

4.3.3 载体形式:记录文件可以呈现电子、照片、纸质和数据库等任何媒体形式。

4.4 记录的管理

4.4.1 公司各部门文档管理员负责记录文件的管理,对本部门产生和接收的记录及时收集汇总,并制定确定的编目、排序及检索方法,将收集的记录分类、装订、保存;

4.4.2 公司各部门文档管理员负责记录文件的管理,由XXXX部对各部门产生和接收的记录需定期收集、整理、归档汇总,填写《记录清单》;

4.4.3 XXXX部建立全公司的《记录清单》,以确定IT服务记录的控制范围。

4.5 记录的贮存、保护

4.5.1 对于公司各部门自己使用、填写的记录,由本部门文档管理员进行收集、整理、归档并进行保存;

4.5.2 公司各部门文档管理员应将IT服务记录分类、存放整理,存放于通风、干燥的环境中;

4.5.3 根据IT服务记录的保存环境、保存期限,公司各部门应具备防潮、防腐和防火等保护措施。

4.6 记录查阅、借阅和复制

4.6.1 公司各部门(非记录保管部门)对较重要的IT服务记录在查阅或借阅时,须经本部门负责人同意并征得记录保管部门负责人批准后执行,必要时亦可提供给顾客或其他代表查阅或借阅;

4.6.2 确因工作需要对普通IT服务记录进行查阅或借阅者,须填写《文件借阅、复制记录》,由文件管理员登记备案;

4.6.3 根据工作需要对IT服务记录进行复制者,须填写《文件借阅、复制记录》,须经相关部门负责人审批后执行,由文件管理者登记备案。

4.7 记录保存期限

公司各部门应确定本部门IT服务记录的保存期,在《记录清单》中明确规定,保存期原则上应长于IT服务记录追溯有效期。

4.8 记录的销毁处理

对于超过保存期限需销毁的IT服务记录,由公司各部门负责人审定并报分管领导批准后执行销毁。

5 相关文件

《文件和资料控制程序》

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