重庆智汇源企业管理顾问有限公司

主营:重庆ISO20000认证,第一章,文件控制程序

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重庆ISO20000认证,第一章,文件控制程序

2019-08-25 03:46:01 46次浏览

价 格:面议

第一章 文件控制程序

1 目的

确保本公司各级部门均能使用到现行有效的文件,并对文件实行有效的管控。

2 范围

适用于与质量管理体系运行有关的所有文件和资料的控制和管理(包括外来文件和资料)

3 职责和权限

3.1 质量管理体系文件的制定、修改与废止职责。

序号

文件种类

编制/修改

审核

批准

1

质量手册

质量部

管理者代表

总经理

2

程序文件

各部门

管理者代表

总经理

2

管理制度

各部门

部门主管

总经理

3

操作规范

各部门

部门主管

总经理

4

技术文件

技术部

部门主管

总经理

5

表单格式

各部门

部门主管

总经理

6

其他质量文件

各部门

部门主管

总经理

3.2 质量部负责对体系文件的管理,包括原件保管、文件的复制、分发与回收。

3.3 各部门对本部门所需文件,负责申领、使用和保管。

4 工作程序

4.1文件编号原则

4.1.1 文件编号:文件采用“GF/□□□□□”的方式进行编号。

4.1.1.1 GF:本公司名称之拼音简写。

程 序 文 件

版 本

B

修订状态

0

章节内容

第一章 文件控制程序

页 码

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4.1.1.2 开头两个□□:以QM、QP、QW、QR、QE分别代表质量手册、程序文件、操作规范、记录表单、外来文件。

4.1.1.3 后三个□□□:流水号,从001至999。

4.1.2 版次:采用“版本/修订次数”之方式。版本和修订次数:均以1、2、3、4……表示;依次类推。

各页版次可以不同,但需修订时必须要批准,且某版本中内容修订不超过四次,如其中一页修订达4次时,下次须整份文件改为下一版第0次。

4.1.3 国家法律法规、相关方文件等外来文件,按外来文件的原编号执行。

4.2 文件建立

4.2.1 公司质量体系文件由相关权责部门制定后,按3中之权限进行审核和批准后,文件正式发行。

4.2.2 外来文件由质量部统一收集整理。

4.2.3 文件制订/修订后,由文管人员对文件编号、版次等核对无误后登录于《受控文件清单》;各种表单登录于《记录清单》。

4.3 文件发放/收回作业

4.3.1 文管人员将文件复印好后,在首页加盖“受控文件”章后发行到公司文件所需部门;如要修订/废除文件,需收回旧版文件,应注意数量及内容的完整性。

4.3.2 发行后收回的旧版文件如需保留则加盖“参考文件”章,否则应在收回后每月进行一次销毁。

4.3.3 作废文件若作再生纸使用,需在原文正面划“×”或盖“作

程 序 文 件

版 本

B

修订状态

0

章节内容

第一章 文件控制程序

页 码

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废”章,以便于识别,防止误用。

4.3.4 文管中心应保留所有文件资料的原稿,不需盖章;文件原稿仅限于在保管室借阅,需借阅时,需填写《文件发放、借阅记录》。

4.4 文件之修订/废止/增订提出:

4.4.1 在文件实施、内审、管理评审时,各部门应切实确认其符合性,及时反馈意见。

4.4.2 需修订/废止时由制定单位以《文件/资料申请单》提出修改/废止,依3之职责签核后执行。

4.4.3 文件修订后,由3职责签核后生效。

4.4.4 需要增加文件时,需求部门以《文件/资料申请单》提出,部门主管审查,总经理批准后增订。增订后,依据3.1之职责签核。

4.5 经发行的正式文件,不得涂改其内容和随意复制。

4.6 文管人员应在文件发生变化时及时发出新的《受控文件清单》、《记录清单》以供各使用单位核对,从而保证版本的使用有效性。

4.7有关记录依据“记录控制程序”执行。

5记录

ISO2000认证001 《受控文件清单》

ISO2000认证002 《记录清单》

ISO2000认证003 《文件发放、借阅记录》

ISO2000认证004 《文件/资料申请单》

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